学院首页    设为首页    加入收藏     
校报微博:http://weibo.com/csmyb/  
看看报纸
就业创业
首页 > 就业创业 > 正文
  职场邮件的写作技巧,你知道多少?

在外贸行业中,除了见面时用英语口语交流外,大部分时间都是发电子邮件,那么外贸中的电子邮件怎么写呢?我校外语学院的商务英语专业就有这样一门课《外贸函电英语》。“函电”主要指日常生活中商务往来用于信息交流的信件,大部分都是邮件的形式,其实“外贸英语函电”和我们英语考试时写的求职信、介绍信等十分相似,但有所不同的是外贸函电中会有一些专有名词,也有具体的格式。

写邮件是职场人的必备技能,对于外贸业务员来说,那就更重要了,因为大部分和客户接触的方式都是通过线上。外贸函电有很多种,但是它的结构都是一样的,包括:信头(主要内容是公司的名称电话和邮箱等)、日期、称呼、正文、表示敬意的结尾、签名等。主要的格式有齐头式、缩进式、改良齐头式和半齐头式等。如果你想写一封好的商务邮件必须遵从以下七大原则:礼貌原则、清晰原则、简洁原则、体谅原则、完整性、具体性和正确性。

一封邮件不必赘叙太多,写清楚重要的事情就好。有时候外贸业务员会去参加广交会,收到客户的名片后当天就要发邮件联系他们,有时候可能一天就要发几百封邮件,这时候邮件模板就显得格外重要,所以要准备好自己常用的邮件模板。比如你是一家出口公司,可以随函附上报价单一份,但是不要用图片附件或链接,反垃圾邮件机制对正文中的图片和链接非常敏感,如果附件过大不仅会耗用资源客户,也会导致他们也没有时间和耐心查看。接下来如果有客户回复了,就要重视跟踪,不断地有规律跟进客户,他们可能会成为你的潜在客户,这时候可以对他们进行分析评价,确定你的客户是生产商、进口商、分销商、还是零售商,重点开发客户,这也意味着开发信内容要针对客户的需求因人而异。

外贸从和客户建立联系到订单成交的整个过程需要发不同内容的电子邮件,外贸流程还包括:询盘、报盘、还盘、签订合同、协商付款方式、包装方式、保险、运输方式、售后和索赔等。询盘、报盘和还盘就像我们日常生活中买东西时讨价还价的一整套流程。但与之不同的是客户询盘时不只会问产品价格,如果是“一般询盘”,买家会询问产品的目录、价格以及供货的时间,而“具体询盘,买方则会询问产品的材料、重量、包装、品质以及样品的寄送等,“具体询盘”往往成功率较高,买方的诚意也较大。卖方也会根据“询盘”的情况来进行回答 如果只是“一般询盘”,有经验的卖家往往不会直接按对方要求报出所有产品的价格,而是会进一步发邮件询问对方询盘的目的,并且加深巩固关系,如果客户是“具体询盘”,就会尽量满足客户的要求。当收到还盘时,要写“反还盘”的邮件时一定要动之以情,晓之以理,也要学会有原则的让步。

到了签订合同这一步贸易已基本达成,但我们写邮件时依旧要注意语言得当、态度诚恳。在催促开立信用证时也不能出现咄咄逼人的语气,要站在对方的立场上尽量理解体谅对方。

有关装运方面的邮件主要有买方的装运指示、卖方的装运通知、买方催运以及卖方的回复。如:第一种,提醒卖方运输时间临近并强调及时装运的重要性。第二种,催促卖方以避免延迟交货并强调延迟交货造成的不便以及可能产生的损失。第三种,因为某种原因要求卖方提前交货。针对以上这三种情况卖方回函用词须得当,尤其是第二种情况,卖方的邮件应陈述造成延迟交货的原因并向买方道歉,然后在信函中提出减少买方损失的各类措施,如:工人加班、找代工厂加工等。而针对第三种情况虽然主动权掌握在卖方手中但也应尽量为买方考虑,须知当今社会供应商的订单变化接受率也是买方选择长期供应商的主要标准之一。

售后和索赔的邮件中,索赔方实事求是据理力争的前提是澄清事实,这样就有利于纠纷的妥善解决反之不仅无助于纠纷的解决,最终很可能会适得其反。所以在写索赔函电的时候,最好能使用客观的语言,不要带有情绪和感情色彩,让对方觉得所说内容是一种客观存在的而非人为主观断言的事实,要委婉礼貌一些,给对方留下更多选择的余地这也更符合英美国家人们的表达习惯,最为重要的是采用语言上让步的技巧赢得了对方情感上的认同

如果你想成为一名优秀的外贸业务员,希望你可以在读完这篇文章后更加了解外贸,甚至爱上外贸这个行业。

编辑:曾丹
2022-05-24
CopyRight 2009-2011@All Rights Reserved.版权所有:长沙民政职业技术学院 http://www.csmzxy.com
邮编:410004 通讯地址:湖南长沙香樟路22号